Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – analiza ostatecznej wersji nowelizacji ustawy

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw*, została podpisana przez Prezydenta, a jej ostateczny kształt prezentowany jest jako wynik kompromisu wypracowanego z przedstawicielami pracodawców i przedsiębiorców. Zakres zmian wciąż może jednak budzić uzasadnione obawy przedsiębiorców. Nowe regulacje wymagać będą od przedsiębiorców dokonania istotnej rewizji dotychczasowego sposobu postępowania w zakresie współpracy z osobami fizycznymi na podstawie umów cywilnoprawnych. Z tego względu pojawia się konieczność omówienia najistotniejszych zmian wprowadzanych w życie za pośrednictwem nowelizacji.

Znaczące emocje budzi przyznanie okręgowemu inspektorowi pracy uprawnienia do przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę na podstawie decyzji – w sytuacji gdy stwierdzi on, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, powinna była w danej sytuacji zostać zawarta umowa o pracę. Nadmienić trzeba jednak, że w odróżnieniu od projektu zmian przedstawianego jesienią 2025 roku, obecnie wydanie decyzji powinno poprzedzić wystosowanie polecenia usunięcia naruszeń przepisów w zakresie stosowanego przez strony modelu współpracy. Tak więc, modelowo, wydanie decyzji uzależnione jest od uprzedniego niewykonania przez przedsiębiorcę polecenia wystosowanego przez PIP, obejmującego wezwanie do usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę. Przed wydaniem polecenia organ PIP powinien umożliwić przedsiębiorcy oraz współpracownikowi zajęcie stanowiska w sprawie.

Zgodnie z nowelizacją, w razie stwierdzenia, że umowa cywilnoprawna jest wykonywana w warunkach właściwych dla umowy o pracę, okręgowy inspektor pracy, będzie mógł wybrać, czy wszczyna postępowanie o wydanie decyzji przekształceniowej, czy też wnosi do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Wniesienie powództwa może nastąpić w szczególności gdy zachodzi konieczność ustalenia istnienia lub treści stosunku pracy za okres wcześniejszy niż ten, który może zostać objęty decyzją.

Odnosząc się do treści samej decyzji wydanej w przedmiocie stwierdzenia istnienia stosunku pracy, będzie ona wskazywać, obok daty zawarcia umowy o pracę (określonej na dzień wydania decyzji), inne parametry danego stosunku pracy. Co istotne, ustawodawca wprowadza w tym zakresie swoiste domniemania, wedle których, jeżeli zgromadzony w trakcie postępowania o wydanie decyzji materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie:

• rodzaju umowy o pracę - w decyzji wskazana będzie umowa o pracę na czas nieokreślony,

• miejsca wykonywania pracy – będzie to siedziba pracodawcy;

• wymiaru czasu pracy – w decyzji wskazany będzie pełny wymiar czasu pracy;

• wysokości wynagrodzenia za pracę - zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę.

  
  

Zaistnienie wątpliwości w ustaleniu właściwej treści stosunku pracy może więc poskutkować wskazaniem wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia nieodzwierciedlającego dotychczasowego modelu współpracy stron. Przykładowo, może zdarzyć się, że osoba fizyczna zostanie zobowiązana do świadczenia pracy w pełnym wymiarze czasu pracy, pomimo że dotychczas wykonywała ona zlecenie lub świadczyła usługi w zasadniczo odmiennym zakresie czasowym, ale w toku postępowania niemożliwe było ustalenie jego wymiaru.

Co istotne w porównaniu z projektem nowelizacji z jesieni 2025 roku, skutki decyzji wydanej przez okręgowego inspektora pracy związane ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy powstają od dnia wydania decyzji. Wykonanie decyzji zostanie natomiast odłożone w czasie do dnia:

1)     następującego po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania,

2)     wydania prawomocnego orzeczenia sądu w przedmiocie odwołania.

Ustawa przewiduje dla kontrolowanego przedsiębiorcy możliwość wniesienia odwołania od decyzji. Odwołanie wnoszone będzie do właściwego sądu pracy, za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Na skutek nowelizacji modyfikacji ulegają również procedury wymiany danych pomiędzy instytucjami, co w zestawieniu z przepisami przewidującymi możliwość prowadzenia kontroli również w formie zdalnej może mieć istotny wpływ na częstotliwość i zakres kontroli. Nowelizacja ustawy przewiduje szersze uprawnienia PIP do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych przez ZUS w zakresie niezbędnym do realizacji jej zadań. Z drugiej strony, PIP udostępniać będzie ZUS dane osoby, która w ocenie PIP pozostaje w stosunku pracy pomimo umowy cywilnoprawnej. Informacje te będą udostępniane w celu stwierdzania i ustalania  ewentualnych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych, w tym wymierzania i pobierania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W celu usprawnienia przepływu informacji, ZUS prowadzić będzie system informatyczny do wymiany danych pomiędzy PIP, ZUS i Szefem Krajowej Administracji Skarbowej. Dane te będą wykorzystywane do analizy ryzyka naruszenia prawa i niewykonywania wynikających z przepisów prawa obowiązków podatkowych, ubezpieczeniowych oraz z zakresu prawa pracy. Chociaż szczegółowy zakres danych i informacji przekazywanych pomiędzy organami zostanie dopiero sprecyzowany, już teraz można stwierdzić, że będzie on szeroki - zwłaszcza przy uwzględnieniu danych pozyskiwanych za pośrednictwem KSeF.

Ciekawym rozwiązaniem z punktu widzenia przedsiębiorcy będzie możliwość złożenia wniosku do PIP o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy. Co istotne, interpretacja indywidulna będzie wiążąca dla PIP i może zostać zmieniona lub uchylona wyłącznie w razie zmiany okoliczności sprawy. Wnioskodawca nie będzie mógł zatem zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi lub negatywnymi konsekwencjami, jeśli zastosował się do uzyskanej interpretacji indywidualnej. Trzeba jednak podkreślić, że wydana w sprawie interpretacja indywidulna zostanie przekazana przez PIP do ZUS oraz organów podatkowych niezwłocznie po jej wydaniu – z tego względu zasadne będzie wyłącznie rozważne korzystanie z tej instytucji, zwłaszcza wtedy, gdy istnieje duże ryzyko, że wydana interpretacja może być niekorzystna dla wnioskodawcy.

Na mocy nowelizacji podwyższeniu ulega również wysokość grzywien przewidzianych za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy – kary te zostaną zwiększone dwukrotnie, co dotyczy zarówno dolnej jak i górnej granicy wymiaru. W konsekwencji maksymalna możliwa grzywna wynosić będzie co do zasady 60 000 zł. Nowelizacja przewiduje nadto wprowadzenie regulacji umożliwiającej pociągnięcie do odpowiedzialności przedsiębiorcy niekorzystnie traktującego pracownika, którego dotyczyć będzie wydana przez okręgowego inspektora pracy decyzja w przedmiocie ustalenia istnienia stosunku pracy.

Wejście w życie komentowanej ustawy przewidziane zostało na 7 lipca 2026 roku. Nowe regulacje przewidują przy tym roczny okres przejściowy, w trakcie którego przedsiębiorca który przed 7 lipca 2026 roku zawarł z osobą fizyczną umowę o pracę, w sytuacji gdy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę, będzie mógł dobrowolnie doprowadzić do stanu zgodnego z prawem poprzez zawarcie umowy o pracę – w takim przypadku nie będzie on podlegał odpowiedzialności za wykroczenie związane z wcześniejszym zawarciem umowy cywilnoprawnej.

Choć ostateczne brzmienie przyjętej nowelizacji jest zauważalnie złagodzone w stosunku do pierwotnych projektów, z pewnością nadal może ona wywrzeć znaczący wpływ na sposób funkcjonowaniu przedsiębiorców. Uniknięcie negatywnych konsekwencji związanych ze zmianą ustawy wymaga więc niezwłocznego przystąpienia przez przedsiębiorców do analizy zarówno stosowanych modeli prowadzenia współpracy z osobami fizycznymi, jak i treści zawieranych z nimi umów cywilnoprawnych, w celu dostosowania się do nowych wymagań wynikających z przepisów prawa. Nieoceniona w tym kontekście może okazać się pomoc kancelarii prawnych, co biorąc pod uwagę stosunkowo krótki okres, pozostający do dnia wejścia w życie zmian, pozwoli przedsiębiorcy na szybkie dostosowanie się do najnowszych wymogów stawianych przez ustawodawcę, a także uniknięcie negatywnych konsekwencji tych zmian.

*Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw